KAKO SMO RODILI MEČKU... PO EU STANDARDIMA
23.06.2017

KAKO SMO RODILI MEČKU... PO EU STANDARDIMA

Iza nas je uspešan internacionalni događaj koji smo organizovali na poziv agencije iz Brisela, za Evropsku komisiju, a koji se održao u Beogradu: „Forum EU – West Balkans Investment Climate“. Ovaj forum predstavlja najveći događaj ove vrste u našoj zemlji, zahtevan u organizacionom, bezbednosnom, protokolarnom i komunikacijskom smislu. Konferencija na visokom nivou je okupila predstavnike državnih institucija, javnog i privatnog sektora i diplomatskog kora sa šest tržišta Zapadnog Balkana, tržišne organizacije i udruženja, kao i predstavnike zakonodavnih organizacija EU i EK, koji su vodili razgovore o kreiranju zajedničkog ekonomskog tržišta u regionu i prednostima koje bi ono donelo pojedinačnim zemljama na putu ka pridruženju EU.

S obzirom na veliki broj nivoa odobrenje od Brisela do Beograda i nazad i obim događaja, kao i najviše standarde i vrlo precizne zahteve koji se ne poklapaju uvek sa praksom u Srbiji, sama organizacija je bila izuzetno kompleksna. Sigurni smo da će se kolege iz korporacija složiti da je u ovako široko postavljenim međunarodnim projektima izuzetan izazov na svakom koraku – od interne komunikacije, preko organizacije, do realizacije. Fleksibilnost i širina shvatanja, kao i dobre organizacione sposobnosti i kvalitetan tim, to je ono što u ovakvim slučajevima donosi pobedu. A ovaj je bio apsolutni #WIN J.

KAKO SMO RODILI MEČKU... PO EU STANDARDIMA

Naš tim je organizovao i sproveo trodnevni program sačinjen od formalnih i neformalnih događaja, mnogo puta u paralelnim, visoko-zahtevnim sesijama. Pored kompletne organizacione i logističke podrške, Chapter 4 tim je bio zadužen i za detaljan protokol oko inostranih novinara, od trenutka kada slete na aerodrom „Nikola Tesla“.

Ideja Evropske komisije bila je da pored prisustva konferenciji, kroz ovo putovanje za grupu odabranih novinara prikaže investicije iz EU fondova i obezbedi ekskluzivne brifinge s državnim vrhom i visokim predstavnikom EU – gospodinom Johanesom Hanom, evropskim komesarom za susedsku politiku i pregovore o proširenju. U skladu sa tim, za medije je osmišljena posebna agenda, a koja je uključivala i nekoliko „visibility“ događaja.  Grupu novinara su činili dopisnici iz Brisela, strani dopisnici sa Balkana, ali i novinari iz drugih zemalja – tačnije dopisnik italijanske La Stampe iz Brisela, dopisnik Austrian Press Agenture iz Brisela, novinarka iz Grčke, novinarka poljske novinske agencije Polska Agency Prasowa SA, dopisnik BBC-a sa Balkana i još jedan dopisnik sa Balkana za više britanskih medija. Osim dopisnika britanskih medija sa Balkana, koji  već godinama žive u Beogradu, ostatak grupe bio je smešten u hotelu Falkensteiner, gde se konferencija održavala, što nam je olakšalo dalju koordinaciju i organizaciju. Pored novinara sa nama su tri dana bili i predstavnici Evropske komisije.

Po dolasku u hotel i okupljanju svih medija, održan je kratak briefing, tokom kog su medijima predstavljene teme i program konferencije, ali i program aktivnosti koje su predviđene za njih. To je bila prilika da se međusobno upoznamo i da im se predstavi tim koji će se o njima brinuti tokom trajanja konferencije. Podeljeni su im paketi s materijalima koji su sadržali detaljne agende konferencije i press aktivnosti, biografije učesnika konferencije, ali i drugih visokih zvaničnika sa kojima su se susretali tokom trodnevnog boravka u Srbiji.

Trodnevni press trip smo počeli posetom Delegaciji Evropske unije u Beogradu. Tokom sastanka su prezentovani ključni makroekonomski pokazatelji Srbije i nakon pitanja i odgovora, završili smo zvanični deo prvog dana i pošli ka hramu Svetog Save uz šetnju i fotografisanje u suton, a nakon toga - na večeru u restoran Dijagonala.

Vožnja kroz grad bila je prilika za bezbroj pitanja na istorijske, političke, ekonomske, arhitektonske, komunalne i mnoge druge teme. U tom smislu, poznavanje konteksta u kom živimo, dobra obaveštenost i opšte obrazovanje, odlični su partneri u ovakvim prilikama, jer kada je reč o koordinaciji stranih novinara, pored toga što ste predstavnik PR agencije, vi ste i turistički vodič, ali i vodič kroz društveni kontekst u kom se nalaze.

Vozač nas je ostavio na platou ispred Hrama Svetog Save, gde smo prošetali, ušli u hram i fotografisali se. Iznenađenje za ekipu novinara, bio je naš „lični“ fotograf, koji nas je fotografisao ostatak večeri. Ovo je prilika i da pomenemo nenanviknutost novinara i predstavnika komisije na bilo kakav poseban tretman i iznenađenost angažmanom fotografa, ali i ekskluzivnošću restorana. Utisak večeri je bila odlična beogradska hrana, a ista impresija je nastavila da nas prati i tokom ostatka naše trodnevne ekskurzije.

Drugi dan smo započeli odlaskom na zajedničku press konferenciju evropskog komesara Hana i novoizabranog predsednika Srbije. Konferencija je održana u vili Mir. Opet prilika za bezbroj pitanja na temu nedavno održanih izbora, novog premijera, ali i namene vile Mir, njene istorije, izgradnje i porodice Milošević, ujedno i poslednje koja je živela na toj adresi.

Prepuna sala na otvaranju konferencije nije smetala našim novinarima iz inostranstva, smestili su se na sedišta predviđena za njih, a mnogi od njih sedeli su i na podu u sali, neposredno uz lokalne fotoreportere, čime su nam ponovo demonstrirali posvećenost da uvek i u bilo kojim uslovima rade svoj posao. Nakon svečanog otvaranja foruma u hotelu, uvodnih obraćanja g. Hana i g. Kneževića, ministra privrede, zatim i uvodnog panela, sledio je debrifing novinara s komesarom i prilika da iz prve ruke čuju odgovore na sva pitanja koja ih zanimaju.

KAKO SMO RODILI MEČKU... PO EU STANDARDIMA

Dok se forum nastavljao u hotelu, kroz još dve panel diskusije s visokim zvaničnicima iz zemlje i regiona i zaključcima za kraj, naša grupa imala je svoj paralelni program i tada kreće u Novi Sad, gde je trebalo da stignemo za 45  minuta, a nakon ručka da se uputimo ka gradilištu kod Žeželjevog mosta, jednog od infrastruktrnih projekata finansiranih iz fondova EU.

KAKO SMO RODILI MEČKU... PO EU STANDARDIMA

Dolazimo do restorana na Petrovaradinskoj tvrđavi, gde je predviđeno da ručamo. Kako vreme neumitno teče, iz kombija se javljamo restoranu, kako ne bismo gubili vreme na čekanje na hranu. Po dolasku novinari ostaju fascinirani pogledom na Dunav, ali kako nas čeka još jedan „visibility“ event nažalost nemamo prilike za mnogo opuštanja. Uspevamo da dogovorimo sa protokolom komesara Hana da budemo deo njihove kolone, tako da pratimo kada će delegacija krenuti i u istom trenutku krećemo ka našem kombiju, pa pod policijskom pratnjom krećemo ka Žeželjevom mostu. Sa prednjeg sedišta čuje se smeh novinara, iznenađenih činjenicom da se ka lokaciji voze u koloni zvaničnika i uz rotacije.

Nakon šetanja po gradilištu oko mosta, izjava za medije i opet pitanja na temu bombardovanja mosta krećemo nazad za Beograd. Novinari se raduju predahu i prilici da završe svoje reportaže. Dan završavamo večerom u restoranu Ambar i iskrenim divljenjem novinara bogatstvu koje Beograd ima u vidu ušća dveju reka, ali i bogatom životu na rekama. Ponuda restorana Ambar, nacionalni specijaliteti u formi tapasa i koktel dobrodošlice Welcome to Belgrade koji je napravljen od rakije šljivovice u ledu, oduševili su naše goste. Čvarci, proja, gibanica, kajmak i ajvar – novinari su bili oduševljeni, a mi smo bili presrećni zbog kvaliteta usluge, lakog i brzog dogovora sa menadžerkom restorana zbog promena koje smo napravili na licu mesta i konobarima koji su, na odličnom engleskom, gostima predstavili svako od mnogobrojnih jela koje su poslužili.

Poslednji dan posete završavamo sastankom u Ministarstvu ekonomije, na sastanku sa resornim ministrom, a nakon toga krećemo u obilazak preduzeća „Cold Pressok“ u Batajnici, još jednom projektu finansiranom iz EU Cosme programa. Novinari su impresionirani pričom o hladno ceđenim sokovima, kombinacijama ukusa i blagotvornom dejstvu na zdravlje. Dodatan snažan utisak ostavljaju domaćini koji iz prve ruke prenose svoje iskustvo u razvoju ovog regionalno jedinstvenog biznisa, kao i degustacija proizvoda. Novinare smo obradovali i paketima proizvoda koje su poneli svojim kućama.

Žurimo ka Direkciji za mere i dragocene metale, gde zbog manjka vremena skraćujemo svoj boravak i turu kroz ovu zanimljivu instituciju. Naši domaćini bili su voljni da nam pokažu jedan kilogram, odnosno njegovu najtačniju meru, ali i da provere da li su burme i nakit naših novinara zaista od plemenitih metala i sa žigom koji je na njima naveden. „You just saved one marrige“ bio je komentar jedne od novinarki posle provere da li je njen prsten zaista dragocen J.

Deo grupe odavde je krenuo ka aerodromu, dok je manji deo grupe nastavio ka hotelu odakle su kasnije bili organizovani pojedinačni transferi na aerodrom, prema planu letova, kao i u dolasku.

Bila su to tri duga dana, ispunjena aktivnostima. Neprocenjivo iskustvo, prilika za agencijsku ekspertizu i provera da li ima razlike u odnosu na relacije sa lokalnim medijima. Kada se sve sabere i oduzme, strpljenje, spretnost i brzina donošenja odluka i rešavanja situacija, najjači su saveznik u ovakvim okolnostima. Uz to, svo znanje o gradu, ekonomskim i političkim, kao i o istorijskim prilikama, više je nego dobrodošlo. I savet gratis, proverite uvek dva puta sve adrese, koristite navigaciju i sa vozačem proverite da li zna gde je ulaz u svaku od institucija u koju odlazite. I nema greške!

KAKO SMO RODILI MEČKU... PO EU STANDARDIMA

Uspeh – uprkos svemu

Hoćemo i možemo sve. To je princip kojim se rukovodimo. Kada se obavežemo na podršku – prevrnućemo i nebo i zemlju da to realizujemo, čak i nadmašimo očekivanja. Yes we can ;)

KAKO SMO RODILI MEČKU... PO EU STANDARDIMA

Zanimljivosti:

Klijent je zamislio da se personalizovane akreditacije štampaju i na samom događaju, i to dimenzija 74 mm širine i 101 mm dužine, sa ciljanom brzinom štampe manjom od 10s. S obzirom da ovu vrstu usluge niko ne pruža, preostalo nam je da realizaciju ovog specifičnog zahteva preuzmemo na sebe. Logistički smo se pripremili pre događaja – naručili smo specijalne stampače, instalirali ih, dodatno smo naručili kertridže, mrežne kablove, papir i posebne nalepnice koje će se uklopiti u KV akreditacije. Očekivani broj učesnika, novinara i govornika izražen je u stotinama, a situacija se menjala iz sata u sat. Dobro planiranje i pripremanje je dalo rezultate - registracija i akreditacija na samom događaju su protekle u najboljem mogućem redu, bez obzira što je bilo perioda u kojima je masa ljudi dolazila istovremeno, sve se odvijalo po evropskim standardima.

KAKO SMO RODILI MEČKU... PO EU STANDARDIMA

Svi materijali, postavka brendinga i celokupne opreme i tim iz organizacije je prošao striktnu bezbednosnu proceduru, uključujući „češljanje“ policijske jedinice sa specijalno obučenim psima tragačima s kojima smo se sprijateljili J